Microsoft cung cấp cho chúng ta một thư viện clipart khổng lồ của nó như một công cụ miễn phí cho truyền thông kinh doanh. Liệu bạn có nên tận dụng lợi thế của những clipart mà họ cung cấp?
Ngày nọ, tôi nhận được một email khá thú vị từ vị khách hàng hỏi ý kiến của tôi xem theo tôi thì clipart nào “ổn” hơn trong các tài liệu nội bộ mà cô ta đang chuẩn bị cho công ty của mình. Cô ấy đang soạn thảo báo cáo về một số vấn đề liên quan đến văn hóa và không chắc là mình nên chọn sử dụng cái nào trong số 2 clipart màu. Cô ấy đã đính kèm theo email hai phiên bản của cùng một tài liệu, với mỗi cái sử dụng một hình ảnh clipart khác nhau có đặc trưng rất nổi bật. Phản ứng tức thì của tôi đó là hét lên đầy kinh hãi, khá giống với anh chàng này:
Tôi muốn ngay lập tức phản hồi cô ấy bằng một email mà trong đó tôi sử dụng (lạm dụng) một trích dẫn nội dung bài viết nổi tiếng của Sir Winston Churchill (ND: cựu thủ tướng Anh) và đặt nó ra khỏi ngữ cảnh:
Never use it.
Never use it.
Never use it.
(Đừng bao giờ sử dụng nó.)
Tôi nghĩ, với loại ảnh chụp trong kho ảnh mà giá bán của chúng rẻ đến như vậy thì tại sao lại có “ai đó” muốn “hạ giá” thông điệp của mình với những clipart này.
Thật may mắn cho tôi, “hệ thống radar cảnh báo sớm” của tôi đã réo lên một hồi chuông báo động nhỏ xíu hầu như không thể nghe thấy và tôi đã giữ bức email của tôi trong thư mục Draft chứ chưa gửi đi. Phải chăng trong quá khứ tôi đã từng sử dụng clipart trong những thông điệp truyền thông chuyên nghiệp của mình?
Thực ra tôi đã từng làm như thế!
 |
|
Một hình ảnh trích từ cuốn sách mà tôi thực hiện
|
Khoảng 10 năm trước, tôi đã mua một gói 9 CD chứa đầy clipart, toàn là các tác phẩm nghệ thuật vô dụng nhất. Tôi đã phải mua cả bộ 9 đĩa này chỉ vì trong đó có một CD chứa những font chữ mà tôi cần (tôi là một fan hâm mộ thứ thiệt font chữ các loại và rất thích sưu tập chúng). Và chính cái CD độc kia đã hơn một lần khiến tôi đau tim khi tôi nhận thấy các phiên bản dành cho máy PC của các font chữ trên máy Mac mà nhiều họa sĩ đồ họa khác nhau đã sử dụng trên các tài liệu quảng cáo và danh thiếp mà các khách hàng của tôi lại muốn tái sử dụng chúng trên các báo cáo và văn bản do chính họ tạo ra.
Tôi cũng đã sử dụng một nửa những hình ảnh clipart trong một cuốn sách mà tôi đã viết xong, dựa trên những nghiên cứu về tâm lý học của tôi. Vì vậy, tôi không thể đặt tay lên trái tim mình và gửi phản hồi email cho khách hàng với một lời đáp như thế này “không cấm, nhưng đừng bao giờ làm”. Nhưng nó đã làm nảy sinh trong tâm trí bạn một số trường hợp mà ở đó bạn có thể sử dụng clipart, và một số trường hợp bạn thực sự không nên sử dụng chúng.
Khi nào thì bạn có thể sử dụng clipart:
- Khi bạn sắp đặt mọi thứ với nhau bằng dáng vẻ và cảm giác về một “giai đoạn”, chẳng hạn như dáng vẻ cuối thế kỷ 19 hoặc đầu thế kỷ 20; hoặc một cảm giác giữa thế kỷ 20 (như những năm 1960 chẳng hạn)
- Khi bạn cực kỳ tự tin rằng các clipart sẽ tăng sức mạnh cho bản sao của bạn, không chỉ là mang lại một chút màu sắc hoặc một chút hình ảnh cho cả trang.
- Khi các clipart quan hệ mật thiết với các nội dung văn bản và mục đích truyền thông của bạn.
- Khi bạn đang sử dụng các clipart cho một mục đích cụ thể, một mục đích đang nhận được sự chú ý của mọi người. Ví dụ, với cuốn sách chiến lược thành công của tôi, tôi cố tình sử dụng những hình ảnh động họa lớn của con người để liên kết cả hai bán cầu não trái và phải của não bộ người đọc – nửa trái với các văn bản và nửa phải với hình ảnh. Như vậy, hình ảnh ở đây được sử dụng trên một trang viết về sự căng thẳng và lo âu.
Hãy hạn chế sử dụng hình ảnh clipart! Nếu bạn sử dụng quá nhiều clipart trong một tài liệu thì cái từ "kẻ nghiệp dư" sẽ bắt đầu len lỏi vào tâm trí của người đọc.
 |
|
Bạn sẽ không tin nổi số tờ rơi quảng cáo hiện nay
vẫn đang dùng hình ảnh minh họa này
|
Khi nào thì không nên sử dụng clipart:
- Khi hình ảnh xa rời văn bản.
- Khi hình ảnh không liên quan hoặc chỉ hơi liên quan đến văn bản (và cũng như vậy đối với những hình ảnh trông rất kinh khủng trong kho ảnh của những năm 1980, ảnh chụp những quý ông quý bà diện những bộ trang phục thương hiệu Armani; hiện nay chúng ta đang sống ở giai đoạn những năm 2000 và những bờ vai uy quyền, giống kiểu tóc cá đối của Bono, ơn trời đã bỏ sót chúng ta).
- Khi bạn đang cố gắng tạo cảm giác “quá xinh”. “Quá xinh” là thứ rất ít có chỗ trong kinh doanh. Muốn “quá xinh” ư? Bạn hãy sử dụng một bức ảnh và văn bản hấp dẫn thay vì sử dụng clipart ...
Kết luận
Tôi công nhận một điều rằng clipart không có chỗ trong túi đồ nghề của các nhà truyền thông chuyên nghiệp, nhưng với tư cách là một giải pháp truyền thông kinh doanh thì nó lại mang đến nhiều thứ mà ta mong muốn.
Lời khuyên của tôi ư? Hãy xóa các thư mục clipart miễn phí của bạn (thường thì bất cứ cái gì bạn có được mà miễn phí thì nó hữu ích đến mức nào?) Và thay vào đó hãy tập trung vào việc sử dụng những ngôn từ hấp dẫn để lái thông điệp của bạn về đích. Củng cố và tăng cường những từ đó với hình ảnh có liên quan là những cái sẽ hỗ trợ cho văn bản của bạn, không kéo sự chú ý của người đọc ra khỏi nội dung văn bản.
Một vài đô-la chi thêm cho một bức ảnh chất lượng trong kho ảnh có thể gặt hái được nhiều hơn so với lợi nhuận hoàn trả khi thông tin truyền thông của bạn được tiếp nhận, thấu hiểu và đánh giá là có giá trị, chứ không phải là bị loại bỏ như loại bỏ một ví dụ khác về sự ngu dốt trong quản lý do không chuyên nghiệp.
Người dịch: Phạm Xuân Bách.
Dịch từ bài viết Business communication solution: "When should I use clipart?" của Lee Hopkins trên trang www.leehopkins.com.